الوقت يمر سريعاً، مما يجعل التحكم فيه ومراقبته أمراً صعباً. فإذا انقضى الوقت، انقضى إلى الأبد. وبالنسبة للشركات، فإن الوقت الضائع هو مال ضائع.
الوقت هو الشيء الوحيد المتساوي لجميع البشر؛ بغض النظر عما إذا كنت فقيراً أو غنياً، فلن يكون لديك سوى 24 ساعة في اليوم.
إنّ إدراك أهمية الوقت يُحسّن جودة حياتك ويساعدك على تحقيق أهدافك، سواء في عملك أو حياتك الشخصية. ولكن ما هي أفضل طريقة لإدارة وقتك بفعالية؟
دعونا نستعرض هذه النصائح العشر الأساسية لإدارة يومك بالشكل الأمثل.
1. إدارة الوقت
اعرف بدقة كيف تقضي وقتك. عليك تحديد المهام التي تستنزف وقتك، ثم يمكنك اتخاذ الإجراءات اللازمة حيال ذلك. على سبيل المثال، قد تقضي ساعة في الرد على رسائل البريد الإلكتروني بدلاً من إنجاز مشاريع مهمة. معرفة أين يذهب وقتك بالضبط يساعدك على اتخاذ قرارات بشأن تفويض المهام أو شراء برامج لتسريع بعض العمليات الأقل أهمية.
2. تحديد موعد نهائي
قد يكون تحديد موعد نهائي لإنجاز مهمة ما أمرًا ممتعًا، بل أشبه بلعبة. تقوم بعض الشركات بتقسيم الموظفين إلى مجموعات، وتحصل المجموعة التي تُنهي المشروع أو المهمة أولًا على مكافأة. يمكنك تطبيق هذا المبدأ على أي مهمة. حدد وقتًا معينًا، كساعة أو ساعتين مثلًا، ثم حاول إنجاز المهمة خلال الوقت المحدد، واستمتع بحماس الإنجاز.
3. استخدم برامج إدارة الوقت
يوفر الإنترنت مجموعة متنوعة من التطبيقات والأدوات، بعضها مفيد لإدارة الأعمال، وخاصةً لمراقبة وتقييم العمليات اليومية. كما أن الميزات المتقدمة في النسخ المدفوعة من العديد من التطبيقات تمنحك مزيدًا من التحكم وتجربة استخدام أفضل.
4. قوائم المهام
إنّ وجود قائمة مهام يوفر الكثير من الوقت. فمع وجودها، لن تتساءل أبدًا عمّا هو مُدرج في جدول أعمالك اليومي أو ما يجب عليك فعله لاحقًا. في الواقع، تُساعدك القائمة على التركيز والتحفيز، وتمنحك شعورًا بالرضا في كل مرة تُنجز فيها مهمة. كما تُتيح لك القوائم رؤية ومتابعة تقدّمك. حتى لو كنت مُحاطًا بالمُشتّتات، ستُبقيك قائمتك على المسار الصحيح.
5. التخطيط المسبق
يُعدّ التخطيط المسبق جزءًا أساسيًا من إدارة الوقت. من الأفضل التخطيط للأسبوع، أو على الأقل لليوم التالي. معرفة ما يجب إنجازه يوميًا أو أسبوعيًا بدقة يُساعدك على البقاء منظمًا ومركزًا. يمكنك تقسيم المهام على مدار الأيام لتحديد الوقت المطلوب مسبقًا. تخصيص بضع دقائق فقط للتخطيط المسبق يُمكن أن يُحدث نقلة نوعية في سير عملك.
6. تعلّم قول "لا"
لا تُحمّل نفسك فوق طاقتك. عندما تواجه مُشتّتات أثناء قيامك بأمور أخرى، قل "لا" بحزم وتعلّم قول "لا"!
7. ابدأ بأهم مهامك
أنجز أهم مهامك في الصباح. كل تلك المهام المجهدة، الجزء الأكبر من عملك، أصعبها - أنجزها في الصباح. السبب بسيط. لديك أكبر قدر من الطاقة في الصباح، لذا ستكون قادرًا على التعامل مع المهام بكفاءة وفعالية. بالإضافة إلى ذلك، فإن الشعور بالإنجاز سيجعل بقية يومك أفضل بكثير.
8. التفويض والاستعانة بمصادر خارجية
لا يمكنك القيام بكل شيء بنفسك، لذا تخلص من التسويف وفوّض بعض المهام. ربما حان الوقت لتدريب شخص ما على إنجاز بعض المهام البسيطة في العمل أو حتى في المنزل. هذا يتيح لك التركيز على مشاريع أكبر أو أكثر تعقيدًا. يمكنك أيضًا الاستعانة بمصادر خارجية لبعض المهام إذا رغبت.
9. ركّز على مهمة واحدة في كل مرة
إذا اخترتَ القيام بمهمة، فأكملها حتى النهاية. تجنّب العمل الجزئي، أي ترك مهمتك الحالية والانتقال إلى شيء آخر تمامًا. مثال على العمل الجزئي هو كتابة تقرير ثم فجأةً تفقد بريدك الإلكتروني دون سبب وتكتب ردودًا. هذا ليس فقط سوء إدارة للوقت، بل يُشتّت تركيزك أيضًا، إذ ستفقد زخمك. ركّز على المهمة التي بين يديك وتجنّب هذه العادة.
10. تجنّب السعي للكمال
لا تدع السعي للكمال يعيقك عن تحقيق النجاح، كما يُقال. تجنّب الإفراط في تحليل كل ما تفعله. لكن هذا لا يعني الإهمال. ابذل قصارى جهدك دائمًا. مع ذلك، قد يُسبب السعي للكمال ضغطًا عليك، لذا لا تُطِل التفكير فيه. بمجرد إنجاز المهمة على أكمل وجه، انتقل إلى غيرها.
إنّ إدارة الوقت بفعالية هي في نهاية المطاف نتيجة امتلاكك للعقلية الصحيحة والالتزام بأهدافك. يمكن لبرامج الحاسوب أن تُساعدك في إدارة وقتك، وهناك العديد من التقاويم وبرامج تتبع الوقت المتاحة لمساعدتك على إدارة وقتك بكفاءة.
مهما كانت النصائح أو الأدوات التي تستخدمها، استغل وقتك بحكمة، ولكن خصّص وقتًا للراحة والاسترخاء لتحافظ على سعادتك وحماسك طوال حياتك!